Enkele richtlijnen betreffende de overvalkeuring.  

Ø      Ten eerste gaat het bestuur van aveo er vanuit dat elke (overval) keurmeester het beste met aveo en de deelnemers voor heeft. Hier heeft het bestuur dan ook het volste vertrouwen in.  

Ø      Om onduidelijkheden te voorkomen zijn deze richtlijnen opgesteld. Mochten er hierna vragen of onduidelijkheden zijn, is het altijd goed om met het bestuur te overleggen.  

Ø      De kilometers die worden gemaakt voor de overvalkeuring worden vergoed à € 0,18 per km. Het is de bedoeling dat ieder lid slechts één keer gekeurd wordt. Mocht een lid “nooit” thuis zijn, dan wordt deze, na enkele pogingen, eventueel niet meer gekeurd. Een schatting voor deze km. vergoeding is door het bestuur gemaakt.  

Ø      De keurmeesters mogen maximaal € 75,= besteden voor alle andere kosten die gemaakt worden voor de overval. Dit is dus bijv. inclusief testsetjes, foto materiaal en materiaal om de presentatie te verzorgen. Wensen zij hierboven te komen, dan moeten ze eerst overleggen met het bestuur.  

Ø        De bedoeling van de overvalkeuring is om op een onverwacht moment, voor de deelnemer, zijn vivarium te bekijken en te beoordelen zoals die erbij staat. Dit kan eenvoudig of uitgebreid. De keurmeesters bepalen zelf hun strategie. Uiteraard moet e.e.a. binnen het budget gebeuren.  

Ø        De keurmeesters tonen hun bevindingen op de daarvoor uitgekozen contactavond.  

Ø        De keurmeesters nemen hun taak serieus en vrijwillig, maar ook de deelnemers doen vrijwillig mee. Zijn er leden die niet mee willen doen, dan wordt dit gerespecteerd.  

Ø        Het bestuur van aveo zal, indien dit nodig is, altijd hun medewerking verlenen.  

Enkele richtlijnen betreffende de kascontrole.

 Omdat het niet voor iedereen dagelijks werk is om een kas te controleren zijn hier een aantal richtlijnen opgesteld. Dit kan handig zijn voor diegene die ondanks zijn geringe kennis, betreffende kascontrole, toch zijn beste beentje voor wil zetten. Uiteraard kan en mag iedereen zijn eigen invulling geven aan de controle.

 €       Niet alles kan tot in de puntjes gecontroleerd worden. Er zal altijd een vertrouwensbasis aanwezig moeten zijn.  

€       Het is praktisch erg veel werk en daarom niet te doen, om de kas in zijn geheel te controleren. Het is daarom wenselijk de controle uit te voeren d.m.v. steekproeven.  

€       Enkele zaken kan men thuis reeds voorbereiden. Dit wordt verderop duidelijk.  

€       Bij steekproeven kunnen er enkele posten uit worden gelicht, die dan bij benadering of exact berekend worden.  

B.v.:

1. Iedereen weet hoeveel contributie hij/ zij betaald per jaar. Op de ledenlijsten, die regelmatig uitgedeeld worden, staat het aantal leden. Thuis of ter plekke kan men dus bij benadering de contributie berekenen. Dit is meteen de grootste post. Het aantal leden bepaalt de contributie aan de nbat, districtbijdrage en de postzegels voor het boekje. (Let wel dat dit allemaal bij benadering is). Desgevraagd wordt hier terplekke toelichting op gegeven.
2. Iedereen kan thuis nakijken welke lezingen er het afgelopen boekjaar (1 jan-1jan) zijn geweest. Dit is dan weer snel te controleren met de bijgeleverde bonnen.
3. Ook is thuis weer na te kijken hoeveel bakbezoeken er zijn geweest. De bloemenpost wordt eruit gelicht.
4. De advertentiepagina’s worden in het boekje opgeteld enz. enz.
5. De inkomsten van de tombola worden per maand vergeleken. De uitgaven is een vast gegeven.
6. De bonnetjes, van het jaarfeest b.v., worden opgevraagd en het saldo kan worden vergeleken.

€       Bovenstaande punten zijn uiteraard suggesties. De uitkomst is meestal een benadering. Toch kan men vaak zien of de bedragen, die in het kasoverzicht opgenomen zijn, redelijk aanneembaar zijn. Eventuele toelichting is uiteraard altijd mogelijk.

€       Niet alle bovenstaande punten hoeven gecontroleerd te worden en er mogen uiteraard ook andere punten gecontroleerd worden.

€       Voer je eigen controle uit! Maar bedenk van te voren hoe je dit gaat aanpakken. Vraag de andere controleur om suggesties. Er is tenslotte altijd één controleur die dit het vorige jaar ook heeft gedaan.

€       De professionaliteit van de controleur zal blijken uit zijn voorbereiding!